Als werkgever heeft u altijd met persoonsgegevens te maken. U verwerkt deze namelijk in uw personeelsadministratie, wat een wettelijke verplichting is. Dus ook u hebt te maken met de AVG in het sollicitatieproces maar ook erna en na het aflopen van de arbeidsrelatie.
De AVG of GDPR
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).
Wat is een persoonsgegeven?
De definitie van een persoonsgegeven is dat deze betrekking heeft op één specifieke persoon. Hieronder vallen dus bijvoorbeeld de naam, adres, geboortedatum, bsn nummer of een pasfoto.Omdat u als werkgever op verschillende momenten persoonsgegevens verwerkt is deze blog in een drieluik geschreven.
De AVG in het sollicitatieproces
Heel veel sollicitatieprocedures verlopen tegenwoordig via het internet en vaak via geautomatiseerde systemen de zogenaamde ATS (Application Tracking System).Op het moment dat u een vacature online zet en u hierop een reactie ontvangt, dient u te voldoen aan de AVG. Ongeacht of dus gebruik maakt van een ATS. Waar ATS verder wordt genoemd in deze blog, wordt ook bedoelt andere programma’s of producten waarin gegevens worden opgeslagen van sollicitanten. De sollicitant dient altijd toestemming te geven om de persoonsgegevens te verwerken. Deze toestemming moet vrijwillig worden gegeven, de sollicitant moet volledig op de hoogte zijn wat de toestemming inhoudt en deze moet ondubbelzinnig worden gegeven. Dit moet dus een actieve handeling inhouden, door bijvoorbeeld een extra vak aan te vinken. Let op, deze toestemming mag niet zijn opgenomen in andere vragen om toestemming.
In de vacature
Hoe u hiermee omgaat binnen uw bedrijf kunt u ondervangen door een privacyreglement op te stellen en deze op uw website openbaar te zetten. In de vacatures kunt u dan altijd hiernaar verwijzen. Hiermee ondervangt u problemen indien uw vacature wordt doorgeplaatst op een andere pagina dan uw eigen bedrijfswebsite. Let wel, dit is alleen afdoende tijdens de procedure van de sollicitant. Niet voor het opnemen in een talentpool of iets dergelijks. Hier kom ik later op terug.
Opnemen van data in de ATS
In de ATS mogen geen gevoelige gegevens worden opgeslagen. Denk hierbij aan zaken zoals ras, geloofsovertuiging, geaardheid, gezondheid, lid politieke partij en meer. En er mogen geen onnodige gegevens worden opgeslagen. De gegevens moeten altijd nodig zijn voor het doel. Alle gegevens in de ATS dienen goed beveiligd te zijn. Denk hierbij ook aan de bevoegdheden wie deze gegevens mag inzien. Maar ook of de sollicitant zijn eigen gegevens ook mag inzien, kan wijzigen en/of verwijderen. Ook het doorsturen van gegevens, in de vorm van enkel een cv dient te worden beschreven.
Afwijzen door de ATS
In sommige recruitmentsystemen is het zo dat er, zonder menselijke tussenkomst, een besluit wordt genomen of aan de gestelde criteria is voldaan. Op het moment dat de sollicitant niet wordt uitgenodigd, kan de sollicitant een inzageverzoek indienen om te achterhalen of het besluit om deze sollicitant af te wijzen middels een automatisch besluit is genomen Is dit het geval kan de sollicitant zich beroepen op artikel 22 van de AVG. Op dat moment moet de organisatie dus een nieuw besluit nemen waarbij wel mens de gegevens heeft beoordeeld.
Na sluiten van de vacature
Indien een sollicitant niet is aangenomen dienen de opgeslagen gegevens binnen een redelijke termijn te worden verwijderd. Of indien de sollicitant er zelf om vraagt.
Echter, het kan zo zijn u het CV zo interessant vindt dat u deze wilt bewaren voor een eventuele andere functie of in de zogenaamd ten behoeve van de talentpool. Hiervoor dient u altijd toestemming te vragen aan de sollicitant en daarin ook duidelijk de rechten en plichten te vermelden zodat deze altijd op de hoogte is. De richtlijnen hiervoor dient te hebben beschreven in uw privacy statement. Let hierbij op dat ook de bewaartermijn goed benoemd is. En leef deze ook na! Kortom houd uw privacy statement altijd up-to-date, zodat u die altijd aan een sollicitant kunt geven.
Rechten van de sollicitant
Een sollicitant heeft altijd het recht om in te zien wat u hebt vastgelegd aan gegevens. Hieronder vallen alle gegevens opgenomen in de ATS. Maar ook extern ingewonnen gegevens, denk aan een assessment of screening. Verder heeft de sollicitant altijd het recht om u te verzoeken zijn gegevens te verwijderen. Hier dient u dan altijd binnen 4 weken aan te voldoen en hem zodanig te informeren.
Tijdens de sollicitatieprocedure
Indien u aantekeningen heeft gemaakt tijdens het sollicitatieproces over de sollicitant en u houdt deze voor uzelf en neemt deze dus niet op in de ATS of deelt ze met anderen, hoeft u ook niet te voldoen aan de AVG. Zodra u ze wel deelt, dient u te voldoen aan de AVG in het sollicitatieproces. Het zoeken op internet naar achtergrond informatie over de sollicitant mag u sowieso niet doen. Het is anders als de informatie van het internet ter zake doet bij het uitvoeren van de functie.
Ook de aantekeningen die u heeft gemaakt, die niet ter zake doen, mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Uitzonderingen hierop zijn gemaakte afspraken. Echter, ik raad aan deze wel vast te leggen door beide partijen. Denk hierbij aan een structurele vrije dag, vakantie of iets dergelijks.
Concluderend als er persoonsgegevens opgenomen / opgeslagen zijn of worden in welke vorm dan ook, die niet langer nodig zijn, dan moeten ze worden verwijderd of geanonimiseerd.
Kunt u zeggen dat u de AVG in het sollicitatieproces goed hebt toegepast?
